Nel contesto del commercio globale e della crescente complessità delle normative doganali, le aziende devono individuare strategie efficaci per semplificare e ottimizzare le procedure doganali. Negli ultimi anni, il processo ha subito una digitalizzazione significativa, sebbene molte realtà continuino a gestire parte della documentazione in formato cartaceo.
In questo articolo approfondiremo la gestione della documentazione doganale, analizzando le best practice per rendere il processo più fluido e le strategie per affrontare le sfide legate alla sua digitalizzazione.
Quali documenti sono necessari per lo sdoganamento?
Quando si tratta di commercio internazionale e spedizioni al di fuori dell’Unione Europea, non esiste una lista universale di documenti richiesti per lo sdoganamento delle merci. Tuttavia, alcuni documenti risultano fondamentali indipendentemente dall’origine e dalla destinazione dei prodotti:
Fattura commerciale o proforma
Air Waybill (AWB), Road Waybill (CMR) o Rail Waybill (CIM)
Documento di trasporto (DDT)
Oltre a questi, possono essere richiesti ulteriori documenti in base alla tipologia di merce trasportata. Ad esempio, per il commercio di prodotti alimentari, farmaceutici, piante, animali o sostanze chimiche potrebbero essere necessari:
Certificazione di origine (ad esempio, il NAFTA per scambi tra Messico, Stati Uniti e Canada)
Dichiarazione di esportazione
Licenza di esportazione
Per chi commercia all’interno dell’Unione Europea, è utile consultare i riferimenti ufficiali sulle procedure doganali. Invece, per le spedizioni verso gli Stati Uniti, il sito ufficiale della U.S. Customs and Border Protection fornisce linee guida dettagliate.
Digitalizzazione delle pratiche doganali: il quadro attuale
Negli ultimi anni, il processo di sdoganamento ha subito un’evoluzione digitale che ha migliorato l’efficienza operativa delle aziende. Tuttavia, molte imprese continuano a utilizzare metodi tradizionali, spesso a causa di resistenze interne al cambiamento o di risorse limitate per l’adozione di soluzioni digitali.
L’Unione Europea ha avviato un processo di digitalizzazione doganale suddiviso in più fasi, con l’obiettivo di informatizzare completamente le procedure di esportazione. Attualmente, siamo nella Fase 2 di questo progetto.
Il ruolo dell’Automated Export System (AES)
L’Automated Export System (AES) è un sistema già implementato in diversi Paesi, come gli Stati Uniti, per facilitare la comunicazione tra le aziende e le autorità doganali. Questo sistema offre numerosi vantaggi, tra cui:
Digitalizzazione completa delle dichiarazioni doganali, inclusa la possibilità di modificarle o annullarle in tempo reale
Opzione di invio della dichiarazione sia in modalità suddivisa (in più fasi) che completa (con tutti i dati in un’unica soluzione)
Eliminazione del limite attuale di 40 articoli per dichiarazione previsto nel sistema AIDA
Adozione di protocolli di comunicazione basati su standard internazionali, come lo scambio di dati in formato XML tramite web services
Riconoscimento delle diverse Certification Authorities per l’identificazione e la firma digitale
Perché adottare una gestione doganale digitale?
La transizione verso una gestione paperless delle pratiche doganali offre numerosi vantaggi:
Riduzione dei costi: eliminando la carta, si riducono le spese di stampa, archiviazione e gestione documentale. Inoltre, alcuni partner logistici applicano tariffe aggiuntive per la gestione cartacea delle spedizioni.
Minimizzazione degli errori: l’automazione riduce il rischio di errori umani, evitando ritardi e problemi nello sdoganamento.
Maggiore velocità: la digitalizzazione accelera le procedure, riducendo i tempi di attesa ai controlli doganali.
Facilità di conservazione e recupero documenti: le normative impongono la conservazione della documentazione doganale per almeno due anni. L’archiviazione digitale garantisce un accesso rapido e sicuro ai file.
Sostenibilità ambientale: riducendo il consumo di carta, le aziende contribuiscono alla sostenibilità ambientale, migliorando il proprio impatto ecologico.
Come adottare soluzioni digitali per la gestione doganale
Le aziende possono affrontare la digitalizzazione della documentazione doganale seguendo tre diverse strategie:
1. Soluzioni personalizzate
Le imprese possono sviluppare software su misura da integrare nei propri sistemi di gestione logistica (OMS o TMS). Questa soluzione offre massima flessibilità e controllo, ma richiede un investimento iniziale significativo.
2. Outsourcing della gestione documentale
Affidare la creazione e l’archiviazione dei documenti a terzi rappresenta un’alternativa più economica e rapida da implementare. Molti corrieri offrono questo servizio, sebbene comporti una minore autonomia e controllo sui processi.
3. Software pronti all’uso
Un compromesso tra personalizzazione e outsourcing è l’adozione di software dedicati o API per la gestione documentale. Questa soluzione riduce i costi e i tempi di implementazione, mantenendo un buon livello di controllo interno.
Conclusione
La digitalizzazione della gestione doganale è un passaggio inevitabile per le aziende che operano nel commercio internazionale. Con normative in continua evoluzione, investire in soluzioni digitali non è solo un obbligo normativo, ma una scelta strategica che migliora l’efficienza e la competitività aziendale nel lungo termine.
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